Une heure libre peut disparaître très vite quand on dirige une petite entreprise.
Il y a toujours un courriel à répondre, une commande à vérifier ou un petit problème qui réclame votre attention. Mais s'il n'y a pas de feu à éteindre aujourd'hui, vous pouvez profiter de cette heure pour vous faciliter un peu la vie demain.
Pas besoin d'une nouvelle application ni de tout revoir de fond en comble. Choisissez une tâche qui vous ralentit régulièrement, puis prenez une heure pour la régler.
Voici cinq bons points de départ.
1. Notez les étapes d'une tâche répétitive
Pensez à quelque chose que vous faites chaque semaine. Ce peut être l'ouverture du magasin, l'envoi d'une facture, une commande de fournitures, la réponse à un nouveau client ou la fermeture de la caisse.
Notez chaque étape dans l'ordre où vous l'effectuez.
Gardez les instructions simples. Ajoutez les liens, les coordonnées, l'endroit où trouver les outils nécessaires et tout ce dont quelqu'un aurait besoin pour terminer la tâche sans avoir à vous poser de question.
Vous aurez ainsi une liste de vérification pour la prochaine fois. Et il sera plus facile de confier la tâche à un employé quand il sera prêt à s'en charger.
Profitez de votre heure pour :
- Choisir une tâche répétitive
- L'effectuer en notant les étapes
- Supprimer les étapes qui ne sont plus nécessaires
- Enregistrer la liste de vérification à un endroit où votre équipe la trouvera
- Demander à quelqu'un d'autre de la tester si possible
Le but n'est pas de documenter toute votre entreprise. Commencez par une tâche que vous seriez content de ne plus avoir à expliquer.
2. Rédigez cinq réponses que vous envoyez tout le temps
Bien des propriétaires d'entreprise écrivent les mêmes courriels et messages encore et encore.
Un client demande vos heures d'ouverture. Quelqu'un veut une soumission. Un candidat fait un suivi. Un fournisseur a besoin de vos renseignements de facturation. Un nouveau client veut savoir quelle est la prochaine étape.
Rédigez une réponse claire à chaque question fréquente, puis enregistrez-la comme modèle. La plupart des plateformes de courriel permettent de conserver des réponses réutilisables. Vous pouvez aussi les garder dans un document partagé pour les copier facilement.
Faites en sorte que chaque réponse vous ressemble. Laissez de la place pour les détails qui changent, comme le nom du client, le prix, la date ou le numéro de commande.
Quelques modèles utiles :
- Une réponse à une nouvelle demande de renseignements
- Un suivi de soumission
- Les détails de confirmation d'un rendez-vous
- Les réponses aux questions fréquentes des clients
- Une réponse polie quand vous ne pouvez pas accepter un contrat
Utiliser des modèles ne veut pas dire que tous vos messages doivent être identiques. Ils vous donnent un bon point de départ, pour ne pas vous retrouver chaque fois devant une page blanche.
3. Réglez une partie de votre agenda
Votre agenda devrait vous aider à protéger votre temps, pas seulement vous montrer où il est passé.
Regardez les deux prochaines semaines. Repérez les rendez-vous, réunions ou tâches qui pourraient être regroupés.
Pourriez-vous retourner vos appels pendant une seule plage horaire plutôt que tout au long de la journée ? Vos rencontres avec les fournisseurs pourraient-elles avoir lieu le même après-midi ? Pourriez-vous réserver une heure fixe pour les factures, les estimations ou la planification ?
Vous remarquerez peut-être aussi des réunions qui n'ont plus raison d'être ou des tâches qui méritent plus de temps que vous ne leur en accordez.
Profitez de votre heure pour :
- Regrouper les tâches semblables en blocs
- Ajouter du temps de déplacement ou de préparation au besoin
- Supprimer les réunions qui n'ont plus d'utilité
- Réserver du temps pour le travail important avant que la semaine se remplisse
- Prévoir un bloc récurrent pour une tâche que vous remettez souvent à plus tard
Un meilleur agenda ne fera pas disparaître toutes les interruptions. Mais il peut réduire le nombre de fois où vous devez vous arrêter, changer de vitesse et recommencer.
4. Faites le ménage dans un coin numérique problématique
Pas besoin d'organiser tous les fichiers que votre entreprise a créés depuis le début. Choisissez le dossier, la boîte de réception ou l'écran qui vous cause le plus de frustration.
Peut-être que vos dossiers clients sont enregistrés sous des noms différents. Peut-être que vos factures sont éparpillées dans plusieurs dossiers. Votre bureau d'ordinateur est peut-être rempli de téléchargements que vous comptez trier plus tard.
Choisissez un coin problématique et donnez-lui une structure simple.
Créez des dossiers aux noms clairs. Supprimez les doublons. Renommez les fichiers pour qu'ils soient faciles à retrouver. Rassemblez le travail en cours au même endroit.
Un format de nom de fichier simple peut aider. Par exemple :
Nom du client + projet + date
La meilleure méthode de classement est celle que vous et votre équipe pouvez suivre sans y penser.
Avant de terminer, notez la règle que vous avez choisie. Il sera ainsi plus facile de garder les choses en ordre après aujourd'hui.
5. Examinez où est passée votre dernière semaine
Difficile de gagner du temps quand on ne sait pas ce qui en prend.
Revenez sur les sept derniers jours. Consultez votre agenda, vos courriels envoyés, votre historique d'appels, vos dossiers de travaux ou votre liste de tâches. Notez le travail qui a pris plus de temps que prévu.
Classez-le ensuite en trois groupes :
- Le travail que vous seul pouvez faire
- Le travail que quelqu'un d'autre pourrait prendre en charge
- Le travail qui n'a peut-être pas besoin d'être fait du tout
Vous trouverez peut-être une tâche à déléguer, à combiner avec une autre ou à abandonner. Vous remarquerez peut-être aussi que du travail important est sans cesse repoussé par de petites demandes.
Choisissez un changement à essayer la semaine prochaine. Confiez une commande courante à un membre de votre équipe. Fixez des heures de disponibilité pour les questions non urgentes. Cessez de produire un rapport que personne n'utilise.
Un seul changement suffit. Le but est de récupérer du temps, pas de créer un autre projet.
Faites compter cette heure
Vous n'avez pas à devenir plus productif à chaque minute de la journée. Il suffit d'enlever un peu de friction dans le travail que vous faites déjà.
Créez une liste de vérification. Enregistrez cinq réponses. Réglez votre agenda. Organisez un dossier. Passez en revue une semaine.
Une heure consacrée à simplifier une tâche répétitive peut continuer de vous rapporter longtemps après aujourd'hui.