Quelles sont les tâches que toute petite entreprise devrait automatiser ? Nous avons demandé à des entrepreneurs et à des propriétaires de petites entreprises prospères de nous dire comment ils automatisent leurs tâches répétitives. Des outils de prise de rendez-vous au marketing par courriel, vous trouverez plusieurs suggestions qui pourraient vous aider à choisir comment l’automatisation peut simplifier vos activités.
Voici 10 choses que toute petite entreprise devrait automatiser :
1. La prise de rendez-vous.
2. La gestion de la facturation.
3. Les réseaux sociaux.
4. Le recrutement par système de suivi des candidatures (ATS).
5. Le service à la clientèle.
6. Les rapports quotidiens.
7. La surveillance des avis.
8. La gestion de la chaîne d’approvisionnement.
9. Les commentaires Net Promoter Score (NPS).
10. Le marketing par courriel.
Nous avons interviewé 10 propriétaires d’entreprise pour vous aider à trouver les processus d’automatisation qui pourraient alléger considérablement votre charge de travail opérationnelle. Voici un regard plus approfondi sur chacun. Et si vous envisagez d’intégrer des outils d’IA, nous avons expliqué où l’IA aide vraiment et où elle n’aide pas.
1. La prise de rendez-vous
Les propriétaires de petites entreprises devraient automatiser leur prise de rendez-vous à l’aide d’un outil intégré à leur calendrier. Des outils comme Calendly ou Picktime sont gratuits ou peu coûteux. Utiliser une application de prise de rendez-vous réduit le besoin de parler à chaque client qui vous contacte. Cela peut aussi vous éviter d’embaucher un employé de plus pour gérer les rendez-vous.
Les propriétaires de petites entreprises peuvent aussi obtenir des renseignements précieux en ajoutant un questionnaire à l’outil de prise de rendez-vous. Vous pouvez savoir avec quoi le client a besoin d’aide, ce qui vous aide à préparer votre rencontre. Vous pouvez aussi recueillir des renseignements utiles comme les adresses courriel, les numéros de téléphone et la façon dont les gens ont découvert votre entreprise.
Annette Harris, Harris Financial Coaching
2. La gestion de la facturation
Un système de facturation automatisé simplifie la facturation, réduit les erreurs et accélère les paiements, ce qui le rend essentiel dans des secteurs comme la construction, l’immobilier et le travail autonome. Il simplifie le processus en générant automatiquement les factures, en envoyant des rappels et en intégrant des options de paiement en ligne. Résultat : de meilleures liquidités, des dossiers bien organisés et moins de travail administratif.
3. Les réseaux sociaux
S’il y a une chose que toute entreprise doit automatiser, c’est la publication sur chaque réseau social. Si vous publiez sur une plateforme comme Instagram, votre publication doit aussi paraître automatiquement sur Pinterest, Facebook, X, LinkedIn et ainsi de suite. Le marketing sur les réseaux sociaux joue un rôle crucial dans le succès d’une petite entreprise, et rien n’est plus important que de rejoindre le plus de publics possible. Automatiser cette partie de vos réseaux sociaux vous mènera loin.
Sean Lau, LivingOutLau
4. Le recrutement par système de suivi des candidatures (ATS)
Automatiser le recrutement par ATS aide les petites entreprises à attirer des candidats plus qualifiés et plus motivés, ce qui est crucial dans un marché de l’emploi serré. Les plateformes d’automatisation du recrutement par ATS sont plus rapides, généralement plus réactives et beaucoup plus rentables. Quand les petites entreprises automatisent le recrutement par ATS, elles peuvent accueillir de nouveaux membres dans leur équipe tout en gardant le temps et le budget nécessaires pour développer d’autres secteurs stratégiques.
Ricardo von Groll, Talentify
5. Le service à la clientèle
Avec moins de ressources, les petites entreprises doivent relever le défi d’être à la fois créatives et constantes dans leur approche du service à la clientèle. Après tout, le succès de toute entreprise dépend de ses clients et de leur volonté de racheter.
En automatisant votre service à la clientèle, vous pouvez traiter vos clients comme vous le feriez si vous aviez plus de temps. Ça peut sembler contre-intuitif, mais les clients sont souvent frustrés par des liens de contact difficiles à trouver et des réponses lentes à leurs demandes.
En répondant immédiatement aux questions, vous gardez vos clients satisfaits, vous les fidélisez et vous augmentez leur valeur à vie. Assurez-vous simplement que les réponses sont exactes, complètes et fidèles à votre marque. Les logiciels d’automatisation du service à la clientèle peuvent aussi vous donner un excellent aperçu des préoccupations récurrentes, ainsi que des désirs et besoins de vos clients, ce qui vous fournit des pistes pour améliorer votre produit, votre service et votre stratégie globale.
Andy Way, PartyLite
6. Les rapports quotidiens
Si votre entreprise compte sur les canaux numériques pour générer des revenus et des ventes, automatisez vos rapports quotidiens afin de regrouper les données de différentes sources en ligne. Il peut s’agir d’une combinaison de :
• Google Analytics
• Google Search Console
• Google Ads
• Facebook Ads
Utilisez Google Data Studio pour combiner les données et recevoir automatiquement un rapport par courriel chaque matin, ou chaque lundi matin si les mises à jour quotidiennes vous distraient. Avoir une vue d’ensemble de votre rendement en un seul coup d’œil est essentiel pour prendre de bonnes décisions.
Shoaib Mughal, Marketix
7. La surveillance des avis
Rester à l’affût des avis clients n’est pas une mince affaire, surtout si vous êtes présent sur beaucoup de plateformes. Les clients mécontents se tournent vers les plateformes publiques quand ils se sentent coincés, ce qui vous donne l’occasion de repérer les problèmes, d’en trouver la cause et de les régler. Plus vite vous voyez ces avis, plus vous avez de chances de régler la situation.
Les avis positifs sont une occasion incroyable de mobiliser vos clients satisfaits et votre équipe. Certaines entreprises partagent même leurs avis positifs sur les réseaux sociaux pour stimuler l’engagement. Dans les deux cas, le temps presse, et personne n’a le temps de vérifier chaque plateforme à la main tous les jours. Il existe bien des outils de surveillance des avis, et la plupart sont très abordables. Reviewflowz est une option gratuite si vous utilisez Slack.
Axel Lavergne, Reviewflowz
8. La gestion de la chaîne d’approvisionnement
Automatiser votre système de gestion de la chaîne d’approvisionnement est l’une des meilleures façons de gérer vos activités. Un bon système facilite le suivi de l’offre et de la demande, pour que vos stocks soient prêts à répondre aux besoins. Un système en temps réel qui vous dit quand commander, combien commander et comment respecter de bons délais d’approvisionnement élimine une bonne part des devinettes de votre journée.
Johannes Larsson, Financer.com
9. Les commentaires Net Promoter Score (NPS)
Toute entreprise devrait recueillir les commentaires de ses clients. Si c’est votre cas, vous savez que ça peut prendre beaucoup de temps. Et si vous le faites à la main, vous risquez de les recueillir au mauvais moment ou de rater complètement l’occasion. Les commentaires NPS sont essentiels à la gestion de la relation client et à votre future stratégie marketing.
Un exemple : une automatisation qui envoie un sondage NPS aux clients le lendemain d’un événement ou d’un achat. À partir de là, vous pouvez automatiser les demandes de recommandation auprès des clients qui ont donné une note de 9 ou 10, et envoyer des notifications internes à votre équipe quand quelqu’un donne une note plus basse. Tout le système fonctionne sans que personne n’ait à y penser.
Datis Mohsenipour, Outback Team Building & Training
10. Le marketing par courriel
Les campagnes de marketing par courriel sont encore grandement sous-estimées. Les petites entreprises peuvent les automatiser et consacrer le temps gagné à d’autres activités. Avec le marketing par courriel, vous bâtissez une communauté autour de votre produit et de votre marque, et c’est l’un des canaux marketing qui offrent constamment les meilleurs taux de conversion. Quelques exemples de campagnes courriel automatisées :
• Courriels de bienvenue
• Courriels de panier abandonné
• Courriels d’anniversaire
Tomaš Novák, Marketing Miner
Le fil conducteur de tout ça est simple : moins de temps consacré aux tâches répétitives, c’est plus de temps pour le travail qui fait vraiment avancer votre entreprise.
La même idée s’applique à la gestion de vos coûts.
Chez Mighty, les membres ne passent pas leur temps à comparer les fournisseurs ou à négocier les prix individuellement. Ce travail se fait à grande échelle, alors les économies sont au rendez-vous sans effort de votre part.
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FAQ
Que signifie l’automatisation pour une petite entreprise ?
L’automatisation consiste à utiliser des logiciels ou des outils pour accomplir des tâches qui devraient autrement être faites à la main. Pour les petites entreprises, cela comprend généralement la prise de rendez-vous, la facturation, les publications sur les réseaux sociaux, le suivi auprès des clients et les rapports. L’objectif est de réduire la paperasse répétitive pour que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur un travail à plus forte valeur.
Quelles tâches sont les plus faciles à automatiser en premier ?
Les gains les plus rapides viennent généralement des tâches que vous faites le plus souvent et qui suivent un modèle prévisible. La prise de rendez-vous, les rappels de facture et les publications sur les réseaux sociaux sont des points de départ courants, parce que les outils sont abordables, faciles à configurer et font gagner du temps immédiatement. Ensuite, la collecte des commentaires clients et la surveillance des avis valent la peine d’être abordées.
Combien coûtent les logiciels d’automatisation pour entreprises ?
Ça varie beaucoup. Bien des outils offrent des forfaits gratuits tout à fait suffisants pour les petites entreprises, notamment les outils de prise de rendez-vous comme Calendly et les logiciels de surveillance des avis. Les forfaits payants pour une automatisation plus poussée coûtent généralement de 10 $ à 100 $ par mois selon la plateforme et les fonctionnalités. Le temps gagné dépasse habituellement de loin le coût.
L’automatisation peut-elle remplacer le personnel d’une petite entreprise ?
L’automatisation prend en charge les tâches répétitives et fondées sur des règles, mais elle ne remplace pas le côté humain de la gestion d’une entreprise. Ce qu’elle fait, c’est alléger le fardeau administratif pour vous et votre équipe, afin que chacun puisse se concentrer sur le travail qui a vraiment besoin d’une personne. La plupart des propriétaires de petites entreprises constatent qu’il s’agit moins de réduire les effectifs que d’éviter que des gens qualifiés passent leur journée sur des tâches à faible valeur.
Qu’est-ce que l’automatisation de la chaîne d’approvisionnement, et les petites entreprises en ont-elles besoin ?
L’automatisation de la chaîne d’approvisionnement utilise des logiciels pour surveiller les niveaux de stock, déclencher des bons de commande et gérer les délais d’approvisionnement sans intervention manuelle. Pour les petites entreprises qui gèrent des stocks, elle peut prévenir autant les ruptures que les surplus. Combinée à des ententes d’achats groupés qui prénégocient les prix des fournisseurs, c’est l’une des façons les plus efficaces de maîtriser à la fois vos coûts et vos activités.
Comment Mighty aide-t-il les petites entreprises à économiser temps et argent sur leurs achats ?
Mighty est un organisme d’achats groupés, ce qui veut dire que les membres regroupent leur pouvoir d’achat pour accéder à des tarifs fournisseurs que la plupart des entreprises indépendantes ne pourraient pas négocier seules. Au lieu de passer du temps à magasiner de meilleurs prix ou à renégocier des contrats individuellement, les membres ont accès à des économies prénégociées sur des choses qu’ils achètent déjà. C’est un peu comme automatiser la recherche de bonnes affaires dans vos achats.